InfokasV3 Kassasoftware Beheer Backup

Als het programma werkt met de standaard 'iv3server.mdb' dan wordt er elke keer bij het opstarten of afsluiten van het programma automatisch een back-up gemaakt. U vind deze back-up bestanden in de programma map (maandag.iv3, dinsdag.iv3 etc).

Bij Windows Vista kan de database 'verdwijnen' als UAC (User Account Control) aanstaat. UAC maakt een virtuele map 'Program Files' aan. Dat is een leuke beveiligings functie als u uw computer deelt met uw kinderen maar in combinatie met onze kassa software kan dat leiden tot ergernis (omzet gegevens en kastellingen zijn niet te openen door andere gebruikers) en dataverlies. Dringend advies: schakel UAC uit! (of beter nog: downgrade naar Windows XP, dat is legaal als u Vista Business heeft en uw computer wordt nog eens sneller ook).

Vanaf InfokasV3 versie 3.2 / Windows 7 is de standaard installatie map 'C:\Infobits\InfokasV3'.

mySQL

Bij de multi user versie kunt u een back-up maken van de 'iv3server' sql database met behulp van MySQL Admin.

Maak een externe backup!

De standaard backup die het programma maakt staat lokaal op de computer zelf. Een externe backup is nodig :
- als de computer of harddisk defect raakt
- als de computer gestolen wordt of in rook opgaat (bij brand)
- als (een medewerker) per ongeluk (of expres) gegevens wist
- als de computer besmet is door een virus

Hoe vaker u een backup maakt, des te kleiner is de kans dat er gegevens verloren gaan. Aangezien het maken van een backup dermate eenvoudig is, raden wij u aan dit dagelijks (aan het einde van de dag) te doen. Zet bij voorkeur de backup op een USB stick en neem de backup mee naar huis. Een backup op een externe schijf die naast uw kassacomputer ligt verdwijnt ook bij diefstal en brand.
Zonder backup bent u niet alleen uw omzet en verkoop gegevens van uw computerkassa kwijt maar ook het artikel bestand en alle klantgegevens.

Bij een defecte mdb database:

Sluit het InfokasV3 kassaprogramma af
Herstart de computer om er zeker van te zijn dat alle geheugen buffers leeg zijn.
Ga naar (Windows) - Start - Configuratiescherm - Systeembeheer - Gegevensbronnen (ODBC)
(Of: - klik op Start - Uivoeren - Typ bij openen in [%SystemRoot%\system32\odbcad32.exe] - Klik op OK)
Selecteer bij [User DSN] of [System DSN] de datasource [iV3Server]
Klik op [Configureren]
Klik op [Repareren]

Bestand niet gevonden ?

- controleer of de database op de goede plek 'C:\Infobits\InfokasV3\' staat. (*)
- heeft u Windows Vista? controleer of UAC is uitgeschakeld
- controleer of de database naam 'iv3Server.mdb' is
Start de Infokas kassasoftware en controleer of het probleem is verholpen.

(* Bij oudere installaties in de map: 'C:\Program Files\InfokasV3'. Advies upgrade naar versie 3.3, dan maakt u ook gebruik van de nieuwste functies zoals verkoop in de wacht zetten.)

Reparatie niet gelukt ? Zet een backup terug:

Als u zelf een backup heeft gemaakt kies dan het laatste backup bestand en zet deze backup terug. Het terugzetten is afhankelijk van de wijze waarop u de backup heeft gemaakt.

Geen eigen backup? Zet een automatische 'dag' backup terug:
Dubbelklik op 'Deze computer' - 'Lokaal station C:' - 'Infobits' - 'InfokasV3'
- Klik met de rechter muisknop op 'iv3server.mdb'
- Selecteer 'Naam Wijzigen'
- Hernoem 'iV3Server.mdb' in 'iV3Defect_datum_vandaag.mdb'

In deze map staan ook de automatische backups op dagnaam: (maandag.iv3, dinsdag.iv3, woensdag.iv3 etc). Kijk naar de datum van deze bestanden en selecteer de nieuwste. Voorbeeld donderdag.iv3:
- Klik met de rechter muis op 'donderdag.iv3')
- Selecteer kopieren
- Klik met de rechter muis op een leeg stukje in het venster
- Selecteer plakken

Er is nu een bestand 'kopie van donderdag.iv3' gemaakt:
- Klik met de rechter muisknop op 'kopie van donderdag.iv3'
- Selecteer 'Naam Wijzigen'
- Hernoem 'Kopie van donderdag.iv3' in 'iv3Server.mdb'

Ga opnieuw naar Gegevensbronnen (ODBC) om deze database te testen / repareren.

Reparatie niet gelukt? Zet een oudere backup terug of pak (na overleg met de helpdesk) de defecte backup in met WinZip of WinRar en mail deze naar helpdesk AT infokas.nl

Bij defecte MySQL database:

Sluit de Infokas kassa software af op ALLE computers.
Herstart de computer om er zeker van te zijn dat alle geheugen buffers leeg zijn.
Op de computer waar de MySQL service draait:
Start mySql Admin
Klik op 'Catalogs'
- Klik op 'iV3Server'
- Klik op 'Maintenance'
- Selecteer 'Repair Tables'
- Klik op 'Next'
- Selecteer 'use FRM'
- Selecteer 'Repair Tables'
- Klik op 'Close'
Herstart de computer om er zeker van te zijn dat alle geheugen buffers leeg zijn.
Start het Infokas kassa programma en controleer of het probleem is verholpen.

Probleem niet verholpen? --> MySql Backup terugzetten:
Start mySql Admin
Klik op 'Catalogs'
- Klik rechts op 'iV3Server'
- Selecteer 'Drop Schema'
Klik op 'Restore'
- Klik op 'Open Backup File'
- Selecteer het 'backup.sql' bestand en klik op 'Openen'
- Vink 'Create database(s) if the don't exist' aan
- Selecteer bij File Charset 'utf8'
- Klik op 'Start Restore'
Klik op 'Catalogs'
- Klik op 'iV3Server'
- Klik op 'Maintenance'
- Klik op 'Next'
- Selecteer 'Extended'
- Klik op 'Check Tables'
- Controleer of bij alle Tables 'Status OK' staat
- Klik op 'Close'
Herstart de computer om er zeker van te zijn dat alle geheugen buffers leeg zijn.
Start Infokas en controleer of het probleem is verholpen.

Reparatie niet gelukt? Zet een oudere backup terug of pak (na overleg met de helpdesk) de defecte SQL backup in met WinZip of WinRar en mail deze naar helpdesk AT infokas.nl

Licentie verplaatsen

Voorbeeld: u vervangt een oude kassacomputer voor een sneller systeem.

U kunt (op afspraak) de software over laten zetten op een nieuw systeem, dit kost ongeveer 45 tot 60 minuten. U kunt ook zelf gaan installeren, let op: het laten herstellen van een foutieve of gedeeltelijke installatie kan langer duren dan 45 minuten.

Zelf doen: download de nieuwste InfokasV3 kassasoftware en installeer deze.

Controleer of de InfokasV3 versies op beide computers hetzelfde zijn (per versie kan de database andere velden of veldinstellingen hebben). Als het niet dezelfde versies zijn dan eerst beide systemen updaten naar de laatste versie.

Kopieer de database van de oude computerkassa naar het nieuwe systeem.
- In het geval van de MDB versie kunt u gewoon het iV3Server.mdb bestand kopieren (Bij Windows 10 ons dringend advies om naar MySql te laten converteren).
- Bij de MySql versie moet u een backup maken en deze backup op het nieuwe systeem terugzetten.
- (Zie ook de uitleg bij backup MDB / MySql hierboven)
Kopieer uw Logo bestanden map = 'C:\Infobits\InfokasV3\Logo'
Kopieer de artikel afbeeldingen map = 'C:\Infobits\InfokasV3\Jpg'

Maak nu een ticket aan voor telefonisch / AnyDesk support om de licentie op de nieuwe computer te activeren.

Zie ook: Licentie Wijzigen

Exporteren:

Om een export te kunnen maken, dient u in te loggen als beheerder. Ga vervolgens naar menu 'Beheer' en kies 'Export Database'. De vraag 'Doorgaan met exporteren?' verschijnt nu in beeld:

Wanneer u 'ja' kiest, worden alle gegevens opgeslagen in diverse bestanden in de map 'InfokasV3\Export'. Eventueel aanwezige bestanden van een vorige export worden overschreven. Het is dus raadzaam om na het maken van een export, de bestanden uit de map 'InfokasV3\Export' op te slaan op een ander gedeelte van uw harde schijf, een USB stick of cd-rom. Vermeld daarbij tevens de datum van deze export.
Let op: een export is geen volledige backup! Het bevat alle verkoop, artikel en klant informatie maar de informatie is onderling niet gekoppeld!

Gegevens exporteren voor gebruik op een andere locatie

Indien u over meerdere pakketten van Infokas beschikt, bijvoorbeeld op dezelfde locatie of in een ander filiaal, kunt u de gegevens artikel-, voorraad- en adresgegevens van één pakket overzetten naar een ander pakket. Hiervoor exporteert u eerst de gegevens op de wijze zoals hierboven beschreven bij het maken van een backup.

Vervolgens bladert u in Windows Verkenner naar de map 'InfokasV3\Export': hier vindt u de bestanden 'adr.csv' en 'art.csv', respectievelijk uw adres- en artikelbestand. Hernoem deze bestanden naar 'adres.csv' en 'artikel.csv' en plaats ze op een floppy-disk of cd-rom.

In het andere pakket van Infokas kunt u nu deze gegevens importeren. Meer over het importeren van artikel-, voorraad- en adresgegevens leest u hier.

Lay-out:

Wijzigingen in de layout worden bij voorkeur door ons gemaakt, u kunt uw wensen doorgeven en dan maken wij voor u een nieuw lay-out nummer aan. U kunt nieuwe lay-outs importeren en exporteren via Instellingen - Systeem - Import/Export layout. Als u zelf aanpassingen maakt in de lay-out dan worden uw wijzigingen ongedaan gemaakt zodra u bij een programma update kiest voor: 'Nieuwe lay-out importeren = J'

Excel Voorloop 0 / nul

Bij het openen van een .csv bestand in Excel kunnen voorloop nullen verdwijnen of nummers met streepjes in een datum worden gewijzigd, dit is dan vanuit Excel niet te herstellen door de veldweergave te wijzigen.

In dit voorbeeld is het bestand art.csv geopend in Excel en door Excel is het artikelnummer 00010023 (een EAN8 barcode) gewijzigd in 10023 en nummer 01-3037 is gewijzigd in jan-37.

De oplossing: hernoem art.csv in art.txt:

Start Excel en kies [Openen] - Bestands type [Tekst bestanden *.prn, *.txt en *.csv]

Omdat het nu een txt bestand is start de wizard tekst importeren van Excel:
kies [Gescheiden] en [Windows ANSI]

selecteer [Puntkomma] als lijstscheidings teken

selecteer [Tekst] als gegevenstype per kolom bij Artikel timestamp, Artikel nummer en bij de Barcodes

De artikel nummers en barcode's staan nu wel goed in Excel.