InfokasV3 Kassasoftware Beheer Voorraad beheren

Het beheersen van de voorraad begint bij het binnenkomen van de goederen. Als voorraad niet goed wordt bijgeboekt dan zal de voorraad nooit kloppen. Veel van onze klanten gebruiken de labelmethode om hun voorraad te beheersen.

Label Methode

Het principe van de labelmethode is dat ieder artikel wordt voorzien van een label. Het printen van een label is weer gekoppeld aan voorraad.
Er kan geen artikellabel zijn zonder dat er voorraad is bijgeboekt. Is er een label zonder bijbehorend artikel dan is er teveel voorraad bijgeboekt. Is er een artikel zonder label dan is er te weinig voorraad bijgeboekt.

Voorbeeld van een prijslabel afgedrukt met een Dymo Labelwriter 450 op een 11354 label:

	Beugel BH Mint...	Artikel Type en Artikel Text
	Merk 4	Artikel Merk
	€ 29,95	Artikel Prijs
	0001 0177	Artikel Nummer als Ean8 barcode
	1197	Datum code de 197ste dag van 2011 = 16-07-2011
	10019 tekst op label	Deze tekst is in te stellen via de variabele LabelText (*)

Klik hier voor informatie over het printen van prijs en voorraadlabels met een Dymo Labelprinter.

(*) vrije tekst eventueel in combinatie met #VRAAG# = vraag om (pakbon)nummer, #ARTTEXT# = plaats artikel text, zie ook LabelText

Een label kost ongeveer 1ct (*) en het kost tijd om een label op het artikel te plakken maar:

U weet zeker dat de voorraad is bijgeboekt.

Met de barcode kunt u het artikel snel verkopen.

U hoeft geen prijs op te zoeken.

Aan de datumcode kunt u zien hoelang het artikel al op voorraad ligt.

Als het artikel retour moet naar de leverancier dan heeft u direct het pakbonnummer bij de hand.

Variabelen voor het bijboeken voorraad en printen labels:

LabelNaVoorraad: (J/N)	Na het wijzigen van de voorraad worden automatisch labels geprint, dus als de voorraad met 4 toeneemt dan worden er automatisch 4 labels geprint.
VoorraadNaLabel: (J/N)	Na het printen van artikel labels wordt automatisch de voorraad opgehoogd met het aantal labels, dus na het printen van 6 labels wordt automatisch de voorraad met 6 opgehoogd.
VoorraadNaOpslaan: (J/N)	Na het toevoegen of wijzigen van een artikel vragen om voorraad.

Door deze variabelen op J te zetten kunt u met weinig handelingen snel uw voorraad onder controle houden:

Voorraad afboeken

Om voorraad te kunnen afboeken moet u eerst inloggen als beheerder.
Bij het handmatig afboeken van voorraad b.v. voorraad -1 (min een) wordt geen label geprint, voorraad afboeken kan nodig zijn bij diefstal of beschadiging.

Omdat het handmatig afboeken van voorraad niet controleerbaar is, is het beter om de beschadigde artikelen aan uzelf te verkopen voor 0 cent. Hierbij wordt dan niet alleen de voorraad afgeboekt maar ook de kostprijs van het artikel meegenomen in de omzet en marge berekening. Het memoveld op de factuur kan gebruikt worden om de reden voor het afboeken te vermelden.

Om voorraad te kunnen afboeken of onder de kostprijs te kunnen verkopen moet de verkoper minimaal autorisatie 7 of hoger hebben.

Om voorraad tijdelijk af te boeken, b.v. retour leverancier voor reparatie kan ervoor gekozen worden het artikel tegen kostprijs aan de leverancier te 'verkopen' en de betaling 'op rekening' te zetten.

Hiermee boekt u de voorraad controleerbaar af. Het memoveld op de factuur kan gebruikt worden voor de klachtomschrijving en heeft u via de openstaande posten altijd een overzicht van de artikelen die in reparatie of in omruil zijn.

Op het moment dat het artikel weer binnenkomt, maakt u een tegenboeking (credit) door het artikel met aantal min 1 en dezelfde prijs 'verkopen' met de betaling weer op rekening. Bij de openstaande posten kunt u dan beide openstaande facturen als betaald via (verrekend met) boeken.
Factuur A € 1.00 valt dan weg tegen factuur B € -1.00.)

Zie lijst naar excel voor een voorbeeld hoe u de waarde van uw totale voorraad of de voorraad per merk of groep kunt bepalen.

Voorbeelden voor de variabele LabelText:

Bij Instellingen - Variabelen kunt u de variabele LabelText aanpassen, deze labeltext wordt onder de barcode van een artikel label afgedrukt.

[] = De variabele LabelText is leeg, er wordt niets afgedrukt.

[www.uwinternet.nl] = uw internet adres onder de barcode

[#ARTTEXT# winkelnaam] = zet de tekst die staat bij artikel - details - text onder de barcode (in plaats van achter Artikel - Type) gevolgd door winkelnaam

[Pakbon nr: #VRAAG#] = vraag bij het afdrukken van een label om een pakbon nummer, het bij het vorige label ingevulde antwoord wordt als voorstel ingevuld.

[Houdbaar tot: #VRAAG#] = vraag bij het afdrukken van een label om een houdbaarheids datum.

[#ARTTEXT# | www.uwinternet.nl] = hier staat een | (pipe teken) in de variabele, als bij het afdrukken van een label de tekst voor het | teken leeg is dan wordt de tekst na het | teken afgedrukt. Dus als (in dit voorbeeld) er geen tekst bij Artikel - Details - Text staat dan wordt het internet adres afgedrukt.

[#ARTNUMMER# | winkelnaam] = Als het artikelnummer niet gelijk is aan het barcode nummer dan het artikel nummer onder de barcode afdrukken, als het artikelnummer gelijk is aan de barcode dan is de tekst voor het pipe teken leeg en wordt de winkelnaam afgedrukt.

[www.winkelnaam.nl | #ARTTEXT#] = De tekst voor het Pipe teken is niet leeg dus wordt #ARTTEXT# niet afgedrukt, maar de artikel tekst wordt nu ook niet achter het artikel type afgedrukt!

[#ARTNUMMER# | www.winkelnaam.nl | #ARTTEXT#] = Druk het artikelnummer af indien dat afwijkt van de barcode, druk anders het internet adres af, het veld artikel tekst niet achter artikel type afdrukken.

De vraag die gesteld wordt bij #VRAAG# is in te stellen met de variabele LabelVraag. Het gegeven antwoord wordt opgeslagen in de variabele LabelAntwoord en bij het volgende label als voorstel ingevuld, bij het afdrukken van meerdere labels met hetzelfde pakbon nummer of dezelfde houdbaarheids datum/tijd hoeft er alleen op enter gedrukt te worden.

Voorbeeld:
LabelText = [Houdbaar tot : #VRAAG#]
LabelVraag = [Geef houdbaarheidsdatum :] *
LabelAntwoord = [05-09-2011] *

Bij het afdrukken van een label wordt gevraagd om de houdbaarheidsdatum, als antwoord wordt [05-09-2011] voorgesteld, pas de datum aan en druk op enter.
Op het artikel label komt onder de barcode: Houdbaar tot : 05-09-2011

*Als deze variabelen niet bestaan stel dan eerst de variabele LabelText in met #VRAAG#, druk daarna een label af, de variabelen LabelVraag en LabelAntwoord worden automatisch aangemaakt.

Voorraad per maat, motief en of kleur:

De voorraad wordt per artikel bijgehouden, bij schoenen en kleding kan het nodig zijn om de voorraad per maat en kleur bij te houden. Gebruik in dat geval het invoer sjabloon en de kopie laatste functie om snel een andere kleur of maat toe te voegen.

Als er ook gebruik wordt gemaakt van een webshop koppeling dan moet de reeks voorzien zijn van een type nummer, in de webshop is het dan mogelijk om artikelen met hetzelfde type nummer maar met een andere maat of kleur in een scherm te laten zien.

Voorbeeld bulk artikel:

T-Shirt 3 voor € 6.99 Deze T-Shirts zijn leverbaar in meerdere kleuren en meerdere maten maar het is niet nodig om bij te houden welke kleuren en maten nog op voorraad zijn. Gewoon de totale voorraad is voldoende.

Voorbeeld artikel per maat:

T-Shirt 3 voor € 9.99 Deze T-Shirts zijn leverbaar in meerdere kleuren en meerdere maten maar het is niet nodig om bij te houden welke kleuren nog op voorraad zijn. De maat wordt wel bijgehouden, in dit voorbeeld is de maat XL.

Door het type nummer in het 3e blok van het sjabloon te zetten kunnen de verschillende maten T-Shirts toch als samengevoegd worden bij gebruik van een webshop koppeling.

Voorbeeld artikel per motief, kleur en maat:

Lingerie Beugel BH Mint Groen Gestreept € 29.95 Deze BH's zijn leverbaar met wisselend motief, in meerdere kleuren en meerdere maten.
Door gebruik te maken van het type sjabloon en de kopie laatste functie kan elk motief, kleur en maat snel worden toegevoegd.
Per artikel wordt de voorraad bijgehouden. Door tijdens verkoop op dit type nummer te zoeken is direct zichtbaar welke kleuren maten nog op voorraad zijn.