Infokas installeren

Infokas heeft verscheidene printopties. U kunt bijvoorbeeld een bon printen bij elke verkoop, een factuur afdrukken in tweevoud bij een bestelling op rekening of handmatig een pakbon printen.

stap 1. printopties bepalen

In de onderstaande tabel ziet u de printopties en bijbehorende codes van Infokas. Voor elke printer die u met Infokas gebruikt, moet u een optie kiezen:

code	printoptie
0	print alleen handmatig (*)
1	print bij elke verkoop
2	print alleen als de verkoop (gedeeltelijk) kas (contant) is
3	print alleen als de verkoop (gedeeltelijk) op rekening is
4	print alleen als het bedrag is hoger is dan ... (**)
5	print alleen als verkoop (gedeeltelijk) op rekening is of als het bedrag is hoger is dan ... (**)
6	print in tweevoud alleen als de verkoop (gedeeltelijk) op rekening is
7	print in tweevoud alleen als de verkoop (gedeeltelijk) op rekening is of print eenmaal als het bedrag is hoger is dan ... (**)
(*)	Door aan de sneltoets F13 (Shift-F1) het commando !printbon en aan F14 (Shift-F2) !printfactuur toe te kennen kan er snel vanuit het verkoopscherm een (kopie) laatste bon of factuur geprint worden.
(**)	in menu 'Instellingen' kunt u bij 'Variabelen' een waarde opgeven voor 'FactuurBedrag'. Alleen als het bedrag van de verkoop hoger is dan dit bedrag, wordt er bon, pakbon of factuur geprint.

Een voorbeeld:

U wilt een bon printen bij elke kas (contante) verkoop: zet de code van de bonprinter op '2'
U wilt een factuur printen bij elke kas (contante) verkoop boven € 150,00 en in tweevoud bij elke verkoop op rekening: zet de code van de factuurprinter op '7'
U wilt een pakbon printen bij elke verkoop op rekening: zet de code van de pakbonprinter op '3'

Resultaat:

Bij elke kas (contante) verkoop wordt nu een bon geprint. Bij kas (contante) verkopen boven € 150,00 wordt zowel een bon als een factuur geprint. Bij verkopen op rekening wordt geen bon geprint, maar wel de factuur in tweevoud en één pakbon. Deze pakbon geeft u aan de klant mee, u laat één factuur door de klant tekenen voor uw eigen administratie en de andere factuur stuurt u naar de klant.

stap 2. bonprinter instellen

Om de printers voor gebruik met Infokas in te stellen, moet u eerst Infokas opstarten (informatie over het opstarten van Infokas vindt u hier). Als u Infokas opgestart heeft, ziet u onderstaand scherm:

In de blauwe menubalk aan de linkerzijde van het scherm klik op 'Instellingen' en vervolgens op 'Printers'. U ziet nu het volgende scherm:

Onder de kolom 'Type' selecteer 'Bon' en klik op het icoontje 'Wijzigen'. Wanneer u geen printer kunt kiezen, is de bon printer niet (goed) geïnstalleerd.
Voor meer informatie over het installeren van deze bon en ticketprinters kies uubar TM200 pos printer installeren of epson pos printer installeren.

Selecteer de juiste bonprinter en klik op 'OK' (Windows 98) of 'Afdrukken' (Windows 2000 en XP).

Vervolgens verschijnt onderstaand scherm in beeld:

Bij 'PrinterNaam' en 'PapierLade' hoeft u niets te wijzigen; deze worden automatisch door het programma overgenomen uit het vorige scherm.

Kies een lay-out nummer op de pagina bonlayout selecteren en vul het nummer in bij 'Layout nummer' (lay-out 1 is standaard zonder logo).

Afhankelijk van het type bonprinter (Epson, Star, UUBar, ...) moet u ook een of meerdere variabelen aanpassen, maak eerst een testafdruk zie (kopie) kassabon en pas zonodig de variabelen aan. Kijk voor een overzicht van de bonprinter variabelen op de pagina bonlayout selecteren.
Als er op de bonprinter een kassalade is aangesloten dan moet de variabele LaCode op S (standaard/solenoid), T (Star TSP) of C (Control code) ingesteld worden.

Bij 'Printen (0 ..7)' vult u de gewenste code in uit de tabel bij stap 1. Klik 'OK' om te bevestigen; u bent nu weer terug in het menu 'Printers'.

stap 3. factuurprinter en pakbonprinter instellen

Onder de kolom 'Type' selecteer 'Factuur' of 'Pakbon' en klik op het icoontje 'Wijzigen'. Selecteer nu de gewenste printer, selecteer bij de eigenschappen van de printer de gewenste papierlade:

Bijvoorbeeld: u wilt dat de factuur wordt geprint op het papier uit lade 1 en dat de pakbon wordt geprint op het papier uit lade 2.

Klik op 'OK' (Windows 98) of 'Afdrukken' (Windows 2000 en XP)om uw printerkeuze te bevestigen, vervolgens verschijnt onderstaand scherm in beeld:

De 'PrinterNaam en code voor 'PapierLade' worden door het programma overgenomen uit het vorige scherm. Bij 'Layout nummer' typ ' 3' voor facturen of typ '4' voor de pakbon.

Bij 'Printen (0 ..7)' vult u de gewenste code in uit de tabel bij stap 1. Klik 'OK' om te bevestigen; u bent nu weer terug in het menu 'Printers'.

Klik OK' om te bevestigen; u bent nu weer terug in het menu 'Printers'. Heeft u eerst een factuurprinter ingesteld en wilt u nu een pakbonprinter instellen (of andersom), herhaal dan deze stap.

In de database zitten verschillende lay-outs,
1, 11, 21, 31, ... kassabon zonder logo,
2, 12, 22, 32, ... kassabon met logo (en coupon zie variabele BonCoupon J/N),
3, 13, 23, 33, 43, 53, ... voor de factuur
4, 14, 24, 34, 44, ... voor de pakbon
5, 15, 25, ... voor Verzendetiket, TNT verzend en rembours formulier en acceptgiro
7, 17, 27, ... voor de Dymo, Epson of Avery labels
8, 18, 28, 38, 48, ... voor de Offerte en
9, 19, 29, 39, 49, ... voor de bestelbon (print op basis van offerte).

Indien gewenst kunen wij een extra Lay-out toevoegen.

Zie layout selecteren voor afdrukvoorbeelden van factuur layouts.

Selecteer een layout en ga vervolgens naar Verkoop - Printen voor een voorbeeld op scherm van een Bon, Factuur of Pakbon. (Er moet minimaal één verkoop in de database staan om een afdruk voorbeeld te maken.)
Het voorbeeld op scherm van de Kassabon wijkt door het gebruik van interne printerfonts enigzins af.

stap 4. labelprinter instellen

Onder de kolom 'Type' selecteer 'Label TML' en klik op het icoontje 'Wijzigen'. Selecteer nu de Epson TM-L60II labelprinter, Dymo labelwriter 400 of een Avery type

Zie avery label voor meer informatie over de Avery ondersteuning.

Printen naar pdf en e-mail

Het is mogelijk om de factuur in plaats van te printen ook op te slaan als pdf bestand en deze te mailen. Vul daartoe bij 'PrinterNaam' 'pdf:' of 'mailto:' in. In beide gevallen wordt de factuur (of pakbon/offerte/bestelbon) opgeslagen als .pdf bestand in de map \infokasv3\pdf.

Als bij de klantgegevens een e-mail adres staat vermeld dan wordt een e-mail met de juiste bijlage automatisch aangemaakt. Het is ook mogelijk om een extra mailadres(sen) achter 'mailto:' bij de printernaam op te geven, bijvoorbeeld 'mailto:info@infobits.nl;verkoop@infobits.nl'.

Als er geen email naar de klant verstuurd moet worden maar wel naar het vaste adres gebruik dan een '!' in plaats van de ':' bijvoorbeeld 'mailto!info@infobits.nl'

Het mailen naar een klant moet altijd handmatig bevestigd worden, bij gebruik van de '!' wordt de mail direct in het postvak uit van het standaard mail pakket geplaatst.

Zie factuur (offerte) mailen voor meer informatie over de pdf en e-mail ondersteuning.

Het configureren van de printers in Infokas is nu voltooid. U kunt nu doorgaan met het configureren van de gebruikers.